ZÁSADY OCHRANY A ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zde naleznete přehled našich hlavních principů ochrany a zpracování osobních údajů. Veškeré Vaše osobní údaje mohou být použity pouze v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů. Správce je oprávněn tyto zásady ochrany osobních údajů čas od času změnit jejich aktualizací na webové stránce https://havas-pr-prague.prezly.com  (dále jako „Webová stránka“).

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Společnost Havas Worldwide Prague a.s., se sídlem Praha 7, Letenské sady (EXPO 58) č.p.1500, PSČ 17000, IČ: 63079054, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp.zn. B 3138, telefon: 220 397 600, email: recepce@havas.com.

(dále též jako „Havas“ nebo „Správce“),

je ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“) a Všeobecného nařízení o ochraně údajů (Nařízení (EU) 2016/679) (dále jen „Nařízení“), správcem Vašich osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) Vaše osobní údaje pro výkon své podnikatelské činnosti – jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou blíže vymezeny v těchto Zásadách ochrany osobních údajů.

Co shromažďujeme?

Správce shromažďuje a zpracovává následující osobní údaje:

  • Informace, které získá od svých klientů v případě, že dochází k uzavření smlouvy, a které jsou nezbytné pro vytvoření smlouvy a realizaci smluvního vztahu Správce a klienta. Tyto osobní údaje zejména zahrnují:
  • identifikační a kontaktní údaje klienta nebo osob zastupujících klienta jedná-li se o právnickou osobu (jako je jméno a příjmení, osobní a pracovní telefonní číslo a e-mail, adresa, pracovní pozice, společnost klienta, adresa webové stránky)
  • fakturační a platební údaje,
  • další informace týkající se identifikace klienta a služeb, které pro něj Správce zajišťuje
  • Správce zpracovává osobní údaje novinářů, vydavatelů periodik, provozovatelů médií, dodavatelů služeb jakými jsou např. produkční, grafická studia, fotografové a další experti v mediálním a reklamní, oboru a vede jejich databázi za účelem komunikace s těmito osobami.  Tyto osobní údaje zejména zahrnují:
  • Identifikační a kontaktní údaje, jako je jméno a příjmení, osobní a pracovní telefonní číslo a e-mail, adresa webové stránky
  • Specifikaci periodika/média/profesního oboru experta
  • Oblast profesního zájmu experta
  • Záznamy o korespondenci (v případě kontaktu ze strany subjektu údajů);
  • Informace poskytnuté v jakémkoli poli „volný text“ na Webové stránce (tj. prázdná místa, kam můžete libovolně vkládat komentáře);
  • Informace poskytnuté subjekty údajů v souvislosti s poptávkou zaměstnání u Správce,   to v rozsahu údajů poskytnutých subjektem údajů a dle podmínek o kterých jsou subjekty údajů Správcem informováni.
  • Obrazový záznam při provozu kamerového systému v sídle Správce

K jakému účelu jsou osobní údaje zpracovávány?

  • Identifikační, platební a kontaktní údaje svých klientů Správce zpracovává k jednání o uzavření, změně nebo plnění smlouvy. Doba zpracování je vymezena dobou trvání konkrétního smluvního vztahu a následně po dobu zákonných promlčecích lhůty, nejdéle v daném případě po dobu 10ti let od dne realizace příslušného smluvního vztahu);
  • Osobní údaje novinářů, vydavatelů periodik, provozovatelů médií a dalších expertů v mediálním   a reklamním oboru Správce zpracovává za účelem komunikace s těmito osobami, tím, že tyto subjekty oslovuje a předává jim tiskové zprávy, pozvánky na akce či další relevantní sdělení, plní své závazky založené smlouvami s klienty a také zprostředkovává informace veřejnosti;
  • Údaje týkající se zákaznického chování klientů a historie realizace poskytovaných služeb Správce využívá k vedení obchodní a statistické evidence pro účely vyhodnocení služeb a produktů, pro účely jejich zlepšení a zkvalitnění;
  • V případě, existence oprávněného zájmu nebo existuje-li k tomu odpovídající souhlas, využívá Správce kontaktní údaje (email/telefonní číslo) klientů nebo expertů k zasílání marketingových sdělení o produktech a službách či za účelem informování veřejnosti;
  • Na základě oprávněného zájmu správce, a to pro účely zajištění bezpečnosti a ochrany majetku Správce a třetích osob, zpracovává Správce obrazový záznam prostřednictvím kamerového systému; bližší informace ke zpracování osobních údajů na základě tohoto titulu stanovuje vnitřní předpis Správce, který bude subjektu údajů  poskytnut na vyžádání;
  • Veškeré výše uvedené údaje mohou být Správcem též používány pro ochranu oprávněných zájmům (zejména pro zamezení podvodným jednáním, ve snaze předcházet a zabránit porušení smluvních podmínek, pro účely vymáhání případných pohledávek a k zajištění ochrany zákonných práv);
  • Osobní údaje Správce zpracovává též k plnění právních povinností (zejména plnění povinností v oblasti daňové, platební a statistické) (po dobu stanovenou příslušnými zákonnými předpisy)
  • Kontaktní údaje může Správce dále využívat pro zajištění vzájemné komunikace a pro účely umožnění výkonu Vašich práv v souvislosti s ochranou osobních údajů
  • Pro další specifické účely, pro které získá od příslušných subjektů údajů souhlas.

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu trvání našeho smluvního vztahu. Po jeho ukončení uchováváme pouze ty z Vašich osobních údajů, které jsou dále nezbytné pro uplatnění našich práv a plnění našich povinností, nebo u kterých to vyžadují právní předpisy.

Obecně platí, že Správce shromažďuje a získává osobní údaje přímo od subjektů údajů, jako výsledek jeho interakce se Správcem a v důsledku vzájemné obchodní spolupráce. Kontaktní údaje expertů v databázi Správce mohou být též získány z veřejně přístupných zdrojů v důsledku vlastní činnosti správce.

Při zpracovávání Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani profilování.

 

Můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat i bez Vašeho souhlasu?

Ano, Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, ale pouze za účelem

  • poskytnutí služby či produktu (splnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a námi, přičemž smlouvu představuje i faktické využívání určité služby, aniž by bylo potřeba cokoli podepsat);
  • splnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů; či
  • zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů (např. k přímému marketingu, poskytování sdělení a oznámení za účelem informování veřejnosti, komunikace s experty pro plnění povinností vyplývajících ze smluvního vztahu s naším klientem, provoz kamerového systému).

Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a Váš souhlas k tomuto zpracování není potřeba.

Komu předáváme Vaše osobní údaje? 

Klientské osobní údaje zpracovávané v souvislosti s realizací Vaší smlouvy s námi, budou k dispozici příslušným pracovníkům a zaměstnancům Správce odpovědným za realizaci smlouvy a správu Vašeho klientského portfolia.

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme mimo Správce s výjimkou případů, kdy:

  • máme Váš souhlas,
  • ukládá nám to nebo nás k tomu opravňuje právní předpis (například v případě požadavků orgánů činných v trestním řízení),
  • opravňuje nás k tomu náš oprávněný zájem (například zájem na vyhodnocování a zlepšování našich služeb v rámci oboru našeho podnikání; provoz kamerového systému).
  • agendu, kterou pro Vás v rámci našich služeb zajišťujeme pro  nás připravuje externí dodavatel.  

Vaše osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii.

Vaše osobní údaje můžeme dále poskytnout jiným společnostem, které angažujeme proto, aby nám pomohly s našimi aktivitami, např. poskytovatelům IT služeb, provozovatel kamerového systému. Přístup těchto osob a zpracování osobních údajů třetí stranou bude vždy prováděno na základě smlouvy o zpracování osobních údajů a za podmínek stanovených právními předpisy.

Zpracovateli Vašich osobních údajů jsou: Havas Worldwide Prague a.s.

Bezpečnost

Zavazujeme se zajistit bezpečnost Vašich osobních údajů. Abychom zabránili neoprávněnému přístupu k nim nebo jejich neoprávněnému zveřejnění, zavedli jsme vhodné fyzické, elektronické a manažerské postupy pro ochranu a zabezpečení informací, které shromažďujeme. Osobní údaje zpracováváme manuálně i automaticky přímo prostřednictvím svých zaměstnanců a pracovníků a případně i zpracovatelů (viz výše). Ochrana osobních údajů je technicky a organizačně zabezpečena v souladu s platnou právní úpravou.

Naše webová stránka obsahuje záložky sociálních sítí (např. Facebook, Instagram). „Záložky sociálních sítí“ jsou internetové záložky, pomocí nichž mohou uživatelé těchto sítí shromažďovat odkazy a novinky. Tyto záložky jsou na našem webu umístěny pouze jako odkazy na odpovídající sociální sítě. Na stránky daného poskytovatele služeb budete přesměrováni, pouze pokud kliknete na grafický prvek sítě – teprve tehdy získá poskytovatel služby uživatelské informace. Informace týkající se zacházení s vašimi osobními daty při používání stránek se záložkami sociálních sítí můžete nalézt v následujícím prohlášení o nakládání s osobními daty. Použití těchto služeb mimo rozsah naší nabídky se řídí výhradně prohlášením o nakládání s osobními daty daného poskytovatele služby. 

Jaká máte práva k Vašim osobním údajům?

 Při shromažďování, zpracovávání a uchovávání Vašich osobních údajů dbáme v plném rozsahu ochrany Vašich práv tak, jak vyplývají z příslušných ustanovení právních předpisů. V souvislosti se zpracováním osobních údaj Vám náleží níže specifikovaná práva, která můžete dle Vašeho uvážení využít.

  • Právo přístupu k osobním údajům - kdy můžete po nás požadovat bezplatnou informaci o zpracovávání svých osobních údajů
  • Právo na přenositelnost (zn. získat osobní údaje, které se Vás týkají a jež jste nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že je zpracování založeno na souhlasu nebo na smlouvě a zpracování se provádí automatizovaně).
  • V případě zpracování prováděném na základě Vašeho souhlasu, máte právo udělený souhlas kdykoli zčásti nebo zcela odvolat s účinky do budoucna. Bez odpovídajícího souhlasu dané zpracování dále nebudeme provádět. Souhlas můžete odvolat na níže uvedené emailové nebo poštovní kontaktní adrese. Odvoláním Vašeho souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

Pokud se domníváte nebo zjistíte, že my nebo námi pověřené třetí osoby provádí zpracování Vašich osobních údajů, které je v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li Vaše osobní údaje nepřesné, neúplné či dochází-li k jejich zpracován pro daný účel bez odpovídajícího právního důvodu, můžete požadovat abychom:

  • Bez zbytečného odkladu opravili a/nebo doplnili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají
  • Provedli výmaz Vašich osobních údajů (zejména tehdy nejsou-li Vaše osobní údaje již potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány nebo odvoláte-li souhlas se zpracováním či vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro další zpracování)
  •  Omezili zpracování Vašich osobních údajů (zejména tehdy popíráte přesnost osobních údajů nebo zpracování je protiprávní a  odmítnete výmaz osobních údajů a žádáte místo toho omezení jejich použití nebo Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků.)

Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů

IČO: 708 37 627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www: https://www.uoou.cz.

 

Jak nás můžete kontaktovat?

V případě jakýchkoli otázek či informací týkajících se zpracování Vašich osobních údajů a výkonu Vašich  práv nás můžete kontaktovat na: jiri.lansky@havas.com nebo písemně na Havas Worldwide Prague a.s., Letenské sady 1500, 17000 Praha 7.  

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou platné od 25.5.2018 a mohou být v budoucnu na základě legislativních či provozních potřeb měněny. O případné změně Vás budeme, pokud to bude možné, informovat a aktuální podobu informace naleznete vždy na našem webu https://havas-pr-prague.prezly.com.

O společnosti Havas PR Prague s.r.o.

Havas PR Prague s.r.o.
Letenské sady 1500
170 00 Praha 7
Czech Republic